Klantcase: Ex-Ox-Tox

Ex-Ox-Tox (Nieuw-Vennep, 11 medewerkers) is gespecialiseerd in industriële gasdetectieapparatuur. Het bedrijf levert en onderhoudt draagbare gasdetectors, vaste opstellingen en aanverwante apparatuur, voor een breed scala aan toepassingen. Van scheepvaart tot rioolinspectie, van voedselproductie tot petrochemie.

Alleen al voor gepland periodiek onderhoud gaat het daarbij om zo’n duizend vaste installaties en duizenden draagbare instrumenten – en om meer dan 300 verschillende instrumenttypes en modellen.

Eigen instrumentendatabase in FileMaker

“Om het beheer van al die instrumenten en installaties te stroomlijnen, hebben we ooit onze eigen instrumentendatabase ontwikkeld in FileMaker Pro”, vertelt onderhoudstechnicus en ICT-ontwikkelaar Joop Nolet. “Elke keer als we onderhoud verrichten aan een instrument of installatie, dan leggen we dat met een bijbehorend verslag vast in FileMaker. Alle rapporten worden automatisch naar de betreffende klanten gemaild en alles wordt dagelijks gebackupt.”  

Stapsgewijze integratie met Tradium

Dat automatisch mailen van rapporten gebeurt met behulp van Tradium, vervolgt Joop: “Toen we in 2006 besloten om met Tradium te gaan werken voor de financiële administratie, hebben we beide systemen geïntegreerd. Dat hebben we stapsgewijs gedaan, in nauwe samenwerking met de medewerkers van Tradium.”  

“Zonder Tradium zouden we drie of vier extra medewerkers nodig hebben.”

Toegankelijk en overzichtelijk

Inmiddels maakt Ex-Ox-Tox voor een groot deel van zijn bedrijfsvoering gebruik van Tradium. Niet alleen voor het ontsluiten van de informatie uit FileMaker, maar bijvoorbeeld ook voor de verwerking van verkooporders en de facturatie van onderhoudswerkzaamheden.  

Het grote voordeel? “Door de structuur van Tradium zijn verschillende processen en tabellen uit Filemaker toegankelijker en overzichtelijker geworden. Je hoeft maar te klikken en je ziet bij welke klant onderhoud nodig is. Je kunt dan meteen een aanbieding maken voor die klant en de opdracht in de planning zetten.”

Oude situatie: bijna alles in Word en Excel

“Administratie, planning, verkoop; vroeger deden we bijna alles met Word- en Exceldocumentjes”, blikt Joop terug op de oude situatie, inmiddels ruim tien jaar geleden. “Maar als we dat nu allemaal nog steeds handmatig zouden doen? Dan denk ik dat we wel drie of vier extra medewerkers nodig zouden hebben.”

“Er is de bereidheid en flexibiliteit om in goed overleg naar oplossingen te zoeken.”

Integraal pakket

Tradium is niet op de tekentafel bedacht, maar in de praktijk ontwikkeld. Bij Ex-Ox-Tox kunnen ze dat beamen. “Het pakket moet kunnen omgaan met wat wij zelf in FileMaker maken. Bij Tradium is er de bereidheid en flexibiliteit om voor dat soort uitdagingen in goed overleg naar oplossingen te zoeken. Samen hebben we aantal aanpassingen weten te maken, die uiteindelijk in het pakket van Tradium terecht zijn gekomen. Omdat het een integraal pakket is, werkt het andersom natuurlijk ook op die manier: dat wij gebruik kunnen maken van functionaliteit die zij ooit voor andere bedrijven hebben ontwikkeld.”

Ex-Ox-Tox gebruikt Tradium o.a. voor:

• Ontsluiten van zelf ontwikkelde instrumentendatabase
• Rapporten mailen naar klanten (volledig geautomatiseerd)
• Overig mailverkeer
• Orderplanning
• Financiële administratie
• CRM

Ook op zoek naar een compleet en flexibel ERP-systeem? Neem contact op voor een persoonlijke kennismaking met Tradium.